Comment bien (rĂ©)amĂ©nager ses bureaux ? MĂȘme si chaque entreprise est diffĂ©rente, rien de mieux que le partage d’expĂ©riences pour trouver des pistes de rĂ©flexion et de solution. Bienvenue dans les locaux de Generali, Danone et L’Atelier des Compagnons. Visite agrĂ©mentĂ©e de conseils pratiques.

1° Impliquer les salariĂ©s en amont…

” Nous avons complĂštement transformĂ© notre siĂšge social, explique Emilie Blouin, qui fut responsable du projet New Work chez Danone (1). Auparavant, nous avions des bureaux fermĂ©s et des open-spaces classiques. Seulement six bureaux sur dix Ă©taient occupĂ©s en moyenne, et nous manquions cruellement d’espaces de rĂ©union. Nous avons choisi de passer en flex office en associant au maximum les collaborateurs au projet : choix du mobilier, Ă©coute des salariĂ©s pour rĂ©pondre Ă  leurs besoins quotidiens et les rassurer grĂące Ă  des projections, etc. Plus de 50% des effectifs y ont participĂ©.”

2° Établir collectivement des rùgles de vie

“En investissant les lieux, nous avons progressivement dĂ©fini des rĂšgles de vie, prĂ©cise Camille Ferrasse, chef de projet en organisation chez Generali. C’est primordial pour bien vivre ensemble au quotidien. Par exemple, on ne fait pas un point Ă  plusieurs au milieu du plateau calme, on se met dans une alcĂŽve fermĂ©e avec canapĂ© et fauteuils. C’est plus convivial, et cela ne gĂȘne personne. Nous privilĂ©gions aussi le dialogue pour la dĂ©coration : posters, fleurs… Tout se discute ! L’idĂ©e est toujours de prendre en compte les divergences pour parvenir Ă  des dĂ©cisions consensuelles.”

“Nous avons profitĂ© des six premiers mois pour Ă©tablir un cadre et dĂ©terminer les grands principes, raconte Emilie Blouin. Puis, nous les avons prĂ©cisĂ©s lors de workshops rĂ©alisĂ©s avec un rĂ©seau de collaborateurs. Il y a Ă  chaque Ă©tage des « Floor owners » qui s’assurent que les rĂšgles de vie sont bien respectĂ©es.”

“Il est nĂ©cessaire de fixer des rĂšgles dans les diffĂ©rents espaces, de travail ou pas, souligne HĂ©lĂšne Miens, responsable de la communication Ă  L’Atelier des Compagnons. Il en va ainsi de la salle de sport pour que chacun puisse en profiter.”

3° Etre en cohĂ©rence avec la stratĂ©gie de l’entreprise (et ses mĂ©thodes de management)

Ne pensez pas qu’il suffit d’un gros budget pour que le projet soit un succĂšs ! L’amĂ©nagement des locaux doit ĂȘtre en cohĂ©rence avec la stratĂ©gie de l’entreprise. “Notre siĂšge social reflĂšte nos valeurs et incarne notre politique RH en Ă©tant basĂ© sur le collectif, l’agilitĂ©, le bien-ĂȘtre et la performance”, rĂ©sume-t-on chez Danone.

4° Permettre le travail assis, mais aussi debout !

“Pour ĂȘtre honnĂȘte, au dĂ©part, on pensait que les bureaux modulables en hauteur Ă©taient un peu des gadgets, qu’on s’en servirait une semaine et puis c’est tout, admet Camille Ferrasse. Mais en fait pas du tout ! Alterner le travail assis et debout soulage vraiment les lombaires. Cela fait aussi du bien de bouger, et de ne plus ĂȘtre assis en permanence. Ce sont de nouvelles habitudes qui permettent d’ĂȘtre vraiment mieux au quotidien.”

5° Faire du tri

“Notre dĂ©mĂ©nagement a Ă©tĂ© l’occasion de faire un grand mĂ©nage, surtout avec le passage en flex office, explique Camille Ferrasse. Au final, le contenu de nos armoires ne nous manque pas ! On gardait 90% des papiers au cas oĂč, en se disant “on sait jamais !”… Nous avons tous dĂ©sormais des casiers, ce qui Ă©vite l’accumulation. Mais cela n’empĂȘche pas chacun de se recrĂ©er un environnement personnel quand il investit son bureau du jour, de s’approprier son espace comme il l’entend. Certains mettent des photos le matin et les enlĂšvent le soir.”

6° Prévoir des outils adaptés

Ordinateurs portables, Ă©crans pour les rĂ©unions, casques, cĂąbles… Tout cela s’anticipe pour faciliter la vie des collaborateurs au quotidien. Si de nouveaux outils numĂ©riques sont utiles, il est aussi intĂ©ressant de stimuler la crĂ©ativitĂ© des collaborateurs. Ci-dessus Ă  L’atelier des Compagnons, on peut, par exemple, Ă©crire sur les murs.

7° Casser les silos

On peut aussi profiter d’un loft de 150m2 et d’un parc intĂ©rieur de 60m2. “Cela favorise les rencontres et les Ă©changes, estime HĂ©lĂšne Miens. Cela permet de casser les silos, mais aussi d’offrir aux collaborateurs des moments de dĂ©tente et de respiration. C’est assez nouveau dans le bĂątiment, notre secteur d’activitĂ©. On se voit dĂ©sormais comme une grande famille, et non plus comme plusieurs petites familles qui cohabitent”.

Chez Generali, le lounge (cf photo d’ouverture), oĂč l’on peut prendre un cafĂ© et discuter avec ses collĂšgues, a les mĂȘmes vertus. “Cet espace permet des rencontres informelles et conviviales, confirme Camille Ferrasse. Le fait de changer de place tous les jours permet aussi de crĂ©er des occasions de discuter avec d’autres personnes que son Ă©quipe restreinte. Nous avons plus d’interactions, c’est apprĂ©ciable.”

8° Donner vie aux espaces

Il ne suffit pas d’avoir de beaux espaces. Encore faut-il les animer ! “Nous mettons de la musique dans le bĂątiment pour annoncer et partager les bonnes nouvelles, raconte HĂ©lĂšne Miens. Nous avons aussi installĂ© une vache, prĂ©nommĂ©e Laetitia, qui recueille les idĂ©es des salariĂ©s. On remet un prix aux meilleures. Nous organisons Ă©galement une activitĂ© par mois, comme des massages. Nous voulons vraiment que les Ă©quipes s’approprient les lieux. Ils sont trĂšs flexibles, on peut les moduler Ă  l’envie”.

Chez Danone, des animations sont rĂ©guliĂšrement proposĂ©es par la communication interne. Et il y a mĂȘme un piano !

9° Rester Ă  l’Ă©coute

Une fois l’amĂ©nagement fini, tout n’est pas figĂ©. Comme le montre cet exemple citĂ© par Camille Ferrasse : “Il avait Ă©tĂ© prĂ©vu des chaises design pour travailler sur les grandes tables dans les deux plateaux. On s’est rendu compte Ă  l’usage qu’elles Ă©taient trĂšs belles, mais pas du tout confortables au quotidien. Du coup, nous les avons changĂ©es pour des chaises de bureau plus classiques. Un bilan est prĂ©vu dans quelques mois pour refaire des ajustements si besoin.”

Chez Danone, six mois aprĂšs la refonte du dernier Ă©tage, plus de 80% des salariĂ©s ressentaient plus de bien-ĂȘtre, 92% Ă©taient fiers de leurs locaux, 95% Ă©taient satisfaits et plus de 70% avaient l’impression que leur maniĂšre de travailler avait, elle aussi, changĂ©.

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(1) Propos recueillis lors de la 2Ăšme Ă©dition du Forum pour l’engagement le 11 mai 2017 Ă  l’universitĂ© Paris-Dauphine.

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DiplĂŽmĂ©e de Sciences-Po Paris, Fabienne Broucaret a fondĂ© My Happy Job en 2016. Elle en a Ă©tĂ© la rĂ©dactrice en chef jusque fin 2022. ConfĂ©renciĂšre et journaliste, elle a Ă©crit "Mon Cahier Happy at Work" (Solar) et "TĂ©lĂ©travail" (Vuibert). Elle a aussi co-Ă©crit “2h chrono pour dĂ©connecter (et se retrouver)” avec Virginie Boutin (Dunod). PassionnĂ©e par les questions de mixitĂ©, elle est enfin l’auteure des livres "Le sport, dernier bastion du sexisme ?" et "A vos baskets toutes ! Tour de France du sport au fĂ©minin" (Michalon).

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