D’après le 5ème Baromètre Parella mené en 2021, dédié aux nouveaux modes et espaces de travail, une entreprise sur trois est déjà en flex office, et 40 % y pensent. Une tendance qui s’accélère depuis la crise du Covid et la démocratisation du télétravail. Que faut-il penser de ce nouvel aménagement des espaces de travail ? Comment le mettre en place ? Quels en sont les avantages et les inconvénients ? Et, concrètement, est-ce que ça marche ? Découvrez l’éclairage et les conseils d’experts pour tout savoir sur le flex office.

Le flex office, qu’est-ce que c’est ?

A la mode depuis quelques années maintenant, le flex office a pris de l’ampleur depuis la crise du covid et la généralisation du télétravail. Et pour cause : avec moins d’employés et de collaborateurs présents dans les bureaux, et donc un taux d’occupation qui diminue, les open spaces doivent se réinventer. Les nouvelles organisations spatiales dans le bureau sont plus faciles à mettre en place. Mais pour comprendre cela, il faut aussi bien comprendre ce qu’est le flex office. Définition.

Définition du flex office

L’enquête sur les piliers de l’expérience de travail de JLL, spécialiste en immobilier d’entreprise, montre que le flex office est une nouvelle organisation des espaces de bureau qui gravite autour de 4 axes majeurs :

– Un environnement de travail «activity based», organisé en fonction des activités de la journée ;

– La mutualisation des postes de travail, se traduisant par un plus petit nombre de postes que de collaborateurs

– Le déploiement d’un grand choix d’espaces collectifs et alternatifs : espaces de concentration, de brainstorming, de convivialité…

– De nouveaux principes de fonctionnement : pas de place ni de poste attitré, clean-desk (je libère mon poste quand je m’absente), logiques de territoire et de brassage.

Cette redistribution de l’espace à la faveur du collectif implique une évolution des mentalités, des pratiques et des outils. Les salariés peuvent donc théoriquement s’installer où ils le souhaitent et varier leur place tous les jours. Des espaces sont dédiés aux réunions, d’autres aux appels téléphoniques ou encore au calme et à la concentration. L’idée étant de que chaque espace réponde à un usage, donc aux activités propres au planning de la journée. C’est là toute la notion de flexibilité : finie la rigidité des bureaux attitrés, de la même place tous les jours avec, en visu, les mêmes collègues.

Le flex office, c’est donc une liberté totale dans le choix de son poste de travail. S’il est plus flexible, il s’accompagne bien sûr de règles pour s’assurer que la cohabitation se passe au mieux avec ses collègues et que les locaux mis à disposition le soient intelligemment.

Comment fonctionne le flex office ?

L’étude réalisée par Flora Pradère, Directrice Recherche et Prospective Work Dynamics chez JLL, montre que le flex office peut fonctionner selon plusieurs logiques.

“Dans l’ensemble, c’est la logique de territoire d’équipe ou d’univers métier qui prévaut – dictée par la volonté de recréer des ensembles pertinents en matière de collaboration et de transversalité, tout en demeurant à taille humaine. Certaines entreprises ont toutefois eu envie d’aller plus loin, en s’efforçant de répondre aux profils individuels. Chez AXA, les collaborateurs peuvent, au choix, s’installer en fonction de leurs activités (logique activity-based) ou retrouver leurs collègues autour de points d’ancrage bien identifiés. Chez PWC, les salariés ont la possibilité d’opter pour des espaces en libre-service ou au contraire des postes de travail ouverts à la réservation. Sur le plan de la distribution des espaces, les entreprises sondées ont adopté des approches variées. Certaines ont choisi une logique de gradation, du plus au moins ouvert, pour préserver la concentration. D’autres ont positionné leurs espaces collaboratifs au cœur de l’open-space, pour favoriser les réunions spontanées.”

Le Flex Office a des avantages et des inconvénients : il permet de mieux utiliser l'espace mais demande plus d'organisation
CDB, DANONE, Photographies Briag Courteaux

Les avantages et inconvénients du flex office

Le flex office se place donc comme une rupture par rapport à une organisation classique des bureaux. Mais quels sont ses avantages et ses inconvénients ?

Une optimisation de l’espace

“Notre étude montre qu’une entreprise sur deux ne réduit pas son empreinte au sol avec le flex, prévient Flore Pradere La moitié des entreprises interrogées a pris le parti de réinjecter les mètres carrés d’espaces individuels gagnés au profit des espaces collectifs ; l’autre moitié a réalisé une économie moyenne de 25% de ses surfaces. En moyenne, on compte trois fois plus d’espaces collaboratifs en flex-office. Ils ont aussi changé de nature, puisque les espaces de réunion classiques se sont enrichis de nouveaux lieux plus agiles, hybrides et informels, permettant des usages plus variés : alcôves, espaces projet, workafés, bibliothèques, agoras, espaces de brainstorming, etc.”.

Le flex office n’est donc pas tant un gain d’espace qu’une façon différente de l’envisager et de mieux utiliser l’environnement des bureaux pour une variété d’enjeux professionnels.

“Les études sociologiques montrent que nous réalisons tous, en moyenne, 15 activités différentes dans nos journées de travail : lire, téléphoner, recevoir du public en rendez-vous… Leur fréquence va varier selon le métier exercé, confirme Anna Bolzinger Bonlieu, Consultante Workplace Strategy & Change chez CDB. Dans tous les cas, le poste de travail n’est pas l’endroit le plus adapté pour mener à bien toutes ces activités. Des cabines pour s’isoler et ne pas déranger les autres quand on téléphone, des salles créatives pour brainstormer à plusieurs, des espaces détente pour se reposer, des cuisines ou cafétérias qui se transforment le reste de la journée en espaces de travail informels, une bibliothèque pour se concentrer… Les possibilités aujourd’hui ne manquent pas ! À chacun de trouver sa recette idéale.”

Casser la routine

L’autre grand avantage qu’on met souvent en avant quand on parle des bureaux flexibles, c’est le fait de pouvoir casser la routine. Changer régulièrement de place, être en relation avec des collègues différents tous les jours… Tout cela a un impact direct sur le moral, la créativité et la productivité d’un collaborateur.

Le flex office s’accompagne en général de télétravail

Le flex office n’est rarement qu’une initiative isolée : il s’accompagne très souvent d’une généralisation du travail à distance.

“Le home-office est vu comme un complément à la palette des possibilités offertes par l’entreprise passée en flex. Il bénéficie d’un accueil très favorable auprès des salariés, qui le pratiquent généralement 1 jour par semaine, jusqu’à 2 jours parfois. L’écueil reste que le télétravail est parfois perçu comme une mesure compensatoire.”

Le bureau flex propose aussi une alternative intéressante au “tout distanciel”. Selon HelloWorkPlace, si 61% des salariés seraient prêts à passer en 100% à distance, 83% d’entre eux estiment qu’avoir des locaux physiques est tout de même primordial. Le flex office permet donc d’avoir un lieu physique, qui satisfait la majeure partie des collaborateurs.

Un moteur pour l’entreprise

“Derrière tout projet flex réside une imbrication d’enjeux organisationnels, autour de l’attraction et de la rétention des talents, de l’adoption de modes de travail plus transversaux et digitaux, et d’une refonte de l’espace au service de l’agilité et la performance, explique Flore Pradere. Avec, une constante : l’aventure flex est avant tout un projet d’entreprise, perçu comme un coup d’accélérateur, voire une rupture, face à l’héritage organisationnel – souvent trop figé, siloté, fossilisé. Le flex s’inscrit dans une volonté de repenser le rapport au travail et à l’employeur, au bénéfice de davantage de choix, de fluidité, de brassage, de convivialité… et, in fine, de fierté d’appartenance.”

Exemple de Flex Office : des bureaux flex qui réinventent l'espace de travail
CDB, LUNII, Photo Briag Courteaux

Les inconvénients du flex office : attention aux limites

Il existe tout de même quelques écueils à éviter lorsqu’on se met au flex office. Le premier, c’est sans doute que ce système est, en France du moins, rejeté assez fortement par ceux qui ne le pratiquent pas déjà. Difficile, donc, de le mettre en place si cela ne fait pas déjà partie de la culture d’entreprise. Un accompagnement peut ainsi être nécessaire.

“Je conseille tout d’abord d’organiser des sessions d’acculturation et de sensibilisation, précise Anna Bolzinger Bonlieu. Cela permet d’exposer les tendances actuelles en montrant des visuels et de démystifier certains concepts comme le flex office qui, même s’il se développe, a encore souvent mauvaise réputation. On balaie ainsi toutes les idées reçues et on répond aux appréhensions, on lève les craintes. Ensuite, il faut impliquer les collaborateurs en proposant des ateliers : cela permet d’aborder le pourquoi et le comment en tenant compte de leurs besoins. Il n’est pas forcément évident de se projeter : il peut donc aussi être judicieux d’organiser des visites d’entreprises ayant déjà réaménagé leurs bureaux. L’idéal étant enfin d’organiser des ateliers de co-construction pour que les espaces soient imaginés pour et par les salariés.”

Le management doit jouer aussi un rôle actif dans l’adoption de ce projet. “ Ils ont un rôle charnière et essentiel, il est donc important de les intégrer très tôt dans le projet, insiste Anna Bolzinger Bonlieu. Ce sont de vrais relais, s’ils sont eux-mêmes inquiets par exemple d’un passage en flex office, ils vont transmettre leurs inquiétudes aux collaborateurs. Les managers doivent donc d’abord bien comprendre les enjeux et le pourquoi de ces (ré)aménagements. Cela nécessite une communication transparente tout au long du projet pour éviter les bruits de couloir. Il est également important de les former au management hybride pour leur transmettre des bonnes pratiques.”

flex office avantages et inconvénients

“Face à cet équilibre si délicat à trouver – entre rationalisation et investissement pour l’avenir, entre héritage culturel et refonte des modes de réalisation du travail, le recours aux pilotes pour tester et affiner le concept se généralise, précise Flore Pradere. Les entreprises sondées témoignent d’une forte volonté de rassurer leurs collaborateurs en leur proposant d’expérimenter le concept avant emploi. Une occasion pour elles de se rendre compte, à échelle réduite, des ajustements nécessaires pour optimiser le projet avant un déploiement plus large. On constate aussi un vrai phénomène de séduction à l’usage. Le moment de bascule ? L’expérimentation.”

Autre inconvénient : le bureau flexible demande de l’organisation. Qu’il s’agisse de ne pas manquer de place ou que chacun ait accès à son matériel, la mise en place de bureaux flexs requiert une bonne communication, une bonne logistique et une bonne organisation de chacun. Une formation peut favoriser la mise en place de bonnes pratiques.

“Je remarque encore trois réticences, analyse de son côté Ludovic Legendre, associé “People & Transformation” chez Parella, cabinet qui a notamment réalisé les locaux de Osborne Clarck (cf photo ci-dessous). Tout d’abord la peur que le flex office déshumanise le travail. Or, si la personnalisation individuelle du bureau disparaît, elle est remplacée par une personnalisation collective avec des photos d’équipes, des souvenirs marquants… Ensuite, la crainte de ne pas avoir de place si on n’arrive pas tôt au bureau. Si un tel problème existe, c’est que l’aménagement est raté ! En flex office, il y a certes moins de postes de travail, mais plus de places assises alternatives : dans un lounge, sur un canapé, à la cafet’, dans des salles de réunions… L’erreur serait de réduire le nombre de postes sans prévoir d’autres espaces de travail, collaboratifs notamment. Enfin, le bureau est encore parfois vu comme un élément statutaire. Or, le flex office doit concerner tout le monde, Comex et dirigeants inclus ! L’exemplarité est importante sinon cela accroît les réticences.”

Le flex office : définition, caractéristiques, de quoi s'agit-il ? Photo d'un flex office

Retour d’expérience sur le flex office : comment faire en sorte qu’il fonctionne dans son entreprise ?

“La réflexion sur les usages, pour qu’ils répondent aux besoins des collaborateurs, est un premier aspect clé, poursuit Ludovic Legendre. Quelle tâche pour quel espace ? Ensuite, il est essentiel de lisser la présence pour éviter des lieux vides et d’autres suroccupés. Les bureaux doivent être un lieu de vie animé et dynamique. Enfin, les collaborateurs doivent être impliqués dans la personnalisation des bureaux : on les embarque ainsi dans l’histoire et ils deviennent des ambassadeurs. On ne les sollicite pas seulement pour choisir la couleur de la moquette ! Un projet de transformation des espaces de travail est un vrai projet participatif.

Instaurer des règles de vie

Comme pour tout lieu de travail en commun, comme un coworking, les flex offices nécessitent l’instauration de règles de vie pour éviter tout crise et assurer une bonne communication : tenir compte des espaces de réunion, assurer à chaque salarié une place assise, suivre les employés qui travaillent à distance, faire en sorte que tous les collaborateurs soient équipés avec des outils et du matériel adapté… Si le management doit donc jouer le jeu pour que ce mode de travail soit accepté, les salariés eux aussi doivent suivre une certaine hygiène de vie professionnelle en adoptant, par exemple, une logique de “clean desk” : chaque bureau doit être nettoyé et vidé après son passage, pour qu’un autre salarié puisse s’y installer.

Rédiger un petit guide qui récapitule l’ensemble de ces règles de vie, donner une formation aux nouveaux arrivants pour qu’ils s’adaptent à ce mode de fonctionnement : il existe des solutions pour sensibiliser son équipe aux problématiques du flex office et faire en sorte que cette forme d’occupation de vos locaux se passe au mieux.

“Il ne s’agit pas d’imposer 100 règles à tous, mais plutôt une dizaine choisies par les collaborateurs pour poser un cadre et des limites, rassure Anna Bolzinger Bonlieu. Si vous les incluez dans l’élaboration de cette charte, vos salariés en seront les meilleurs ambassadeurs. Ces règles relèvent souvent du bon sens : nettoyer son poste de travail en fin de journée, quitter l’espace commun quand on téléphone… Vous pouvez les communiquer en choisissant des formats ludiques, comme des vidéos qui peuvent être très fun, et les intégrer au kit de bienvenue des nouvelles recrues. Au bout de quelques semaines, faites des ajustements : qu’est-ce qui fonctionne bien ? Qu’est-ce qui pourrait au contraire être amélioré ? Y a-t-il des espaces peu ou pas utilisés ? Rien n’est figé !”

Développer des services

La mise en place de divers services et solutions professionnels peut aider à la mise en place et l’adoption du flex office. Chez Open, on en trouve ainsi quatre : des chargés d’accueil, un restaurant d’entreprise qui se transforme en espace de réunion ou de coworking en-dehors des heures de restauration, une conciergerie numérique et une cabine médicale pour faire des check-ups de santé directement depuis les locaux.

Chaque bureau étant unique, les services que vous pouvez proposer varie donc en fonction des besoins de vos équipes. Encore une fois, la gestion en revient au management, qui doit accompagner chaque collaborateur dans cette transition.

flex office définition

 

En savoir plus sur le Flex Office et le bureau de demain

Vous vous intéressez au flex office et aux bureaux du futur ? Voici quelques ressources complémentaires qui devraient vous intéresser.

Un webinaire, animé par par Fabienne Bourcaret, rédactrice en chef de MyHappyJob, Fabrice Poline, responsable marketing stratégique chez Bouygues Construction, et Clément Roucher, directeur associé de Green Working, “Bureau de demain, quelles tendances adopter dès aujourd’hui ?”, en replay gratuit :

Le hors-série #13 sur le bureau de demain (tendances, conseils, bonnes pratiques, etc.), disponible en téléchargement gratuit : https://www.myhappyjob.fr/hors-serie/ 

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Diplômée de Sciences-Po Paris, Fabienne Broucaret est la fondatrice et la rédactrice en chef de My Happy Job. Conférencière, passionnée par les questions de mixité, elle est aussi l’auteure des livres "Le sport, dernier bastion du sexisme ?" et "A vos baskets toutes ! Tour de France du sport au féminin" (Michalon). Elle a aussi co-écrit “2h chrono pour déconnecter (et se retrouver)” avec Virginie Boutin (Dunod, mai 2018).

3 Commentaires

  1. Votre article est très bien.
    Quel dommage que votre page soit polluée par des animations visuelles dans les marges !
    Vous devriez pourvoir trouver le moyen de faire des publicités intelligentes : qu’on a envie de voir et pas besoin de cacher. C’est ce que j’ai du faire pour pouvoir vous lire.
    Merci de les supprimer.
    cordialement,

    • Bonjour,
      Je vous remercie pour votre commentaire. Il n’y a pas de publicité sur notre site donc je suis surprise par votre commentaire. Pourriez-vous m’envoyer une capture d’écran de ce que vous voyez ? Merci : contact@myhappyjob.fr Cela nous permettra de réparer ce bug. Bonne journée. Cordialement, Fabienne Broucaret

  2. A l’instar des open space, voici encore une idée qui nie la nature profonde de l’être humain. Celui-ci a besoin de son antre comme source de sécurité et de confiance. Les SBF (Sans Bureau Fixe) me font l’effet d’être des collaborateurs nus ou démunis de leur carapace. Moi-même je suis entrepreneur et je travaille partout : transports, chez mes clients… Pourtant j’ai MON bureau fixe à mon domicile pour me ressourcer et m’isoler quand je ne me sens pas conquérant du Monde. A ceux qui pensent que cette nouvelle forme de gestion de l’espace permet de mieux communiquer, entre autre, je leur recommande de se rendre dans n’importe quelle pépinière parisienne pour observer à quel point les Start-upeurs échangent entre eux lorsqu’ils travaillent. Olivier

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