Télétravail et flex-office : les 5 défis à relever

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A l’ère du numérique, l’entreprise bénéficie d’outils qui lui permettent d’organiser la mobilité du travailleur dans l’enceinte ou en dehors de son établissement. Le flex-office et le télétravail sont deux tendances qui suscitent un intérêt croissant, tout en soulevant de nombreuses interrogations. Faire la somme des défis à relever et des avantages à les déployer, interroger ceux qui les ont déjà mis en place, en faire un état des lieux et proposer des solutions… C’est toute l’ambition de l’étude “Télétravail & flex-office, vers un collaborateur nomade ?” réalisée par Bureaux à Partager et Fabernovel Insititute (1). En voici une synthèse.

Premier constat : s’il existe des bonnes pratiques sur lesquelles capitaliser, il ne peut y avoir de solution standardisée au déploiement du télétravail et du flex-office. Il revient à chaque organisation de questionner pour elle-même la pertinence de ces solutions et de les adapter pour qu’elles prennent en compte toutes les singularités de l’entreprise, qu’elles soient géographiques, organisationnelles ou culturelles. Deuxième clé : le flex-office et le télétravail ne sont que des instruments au service de la transformation. Ils doivent s’inscrire dans une politique de transformation managériale plus large et systémique qui s’appuie sur la confiance et l’exemplarité. La mise en place de ces dispositifs doit s’inscrire dans une trajectoire claire et visible de transformation au cœur de laquelle sont les collaborateurs.

“Nous pensons qu’en 2019, la question n’est plus de savoir « si » il faut passer au flex-office et au télétravail, mais « comment » assurer cette transition dans le respect des collaborateurs et sans perturber la performance de l’organisation” affirment Antonin Torikian, CEO de Fabernovel Institute et Clément Alteresco, CEO de Bureaux à Partager. Les bénéfices relevés dans l’étude sont multiples : amélioration de la qualité de vie au travail, de la performance et de la marque employeur, un espace optimisé et mieux adapté aux usages, des rencontres facilitées…

DÉFI 1. AMÉLIORER LA CONNAISSANCE DE CES DEUX NOTIONS
Le premier challenge rencontré par les entreprises au moment du passage en télétravail/flex-office est la méconnaissance qu’ont les collaborateurs de ces notions. Ainsi, le télétravail peut être assimilé à un jour non travaillé. La méconnaissance entraînant souvent la défiance, la clarification de ces notions est un vrai défi pour les entreprises.

DÉFI 2. SORTIR DE LA CULTURE DU PRÉSENTÉISME : VERS UN MANAGEMENT PAR LA CONFIANCE
Le prérequis à la mise en place d’une politique de télétravail et flex-office efficace, est un changement profond des modèles de management. Si l’entreprise doit accepter que le collaborateur reste
efficace et productif en dehors du radar de son manager, les équipes doivent, quant à elles, apprendre à travailler en mode projet. Tout l’enjeu est de remettre la confiance au coeur de la relation manager/managé pour passer d’une culture du contrôle à une culture de la confiance. Désormais les collaborateurs ne sont plus évalués sur le temps passé à leur bureau mais sur les résultats concrets de leur travail.

La Région Île-de-France a déménagé dans des nouveaux bureaux à Saint-Ouen à la pointe de ces nouveaux modes de travail. Il s’agit d’une étape importante pour la transformation de l’administration, décloisonnée, collaborative, innovante et efficace. A terme, la Région Île- de-France ambitionne d’être reconnue comme la première administration libérée de France“, raconte  Ulysse Dorioz, Directeur de la Transformation à la Région Île de France.

DÉFI 3. FAIRE ÉVOLUER LE MANAGEMENT : VERS MOINS D’AVANTAGES STATUTAIRES ET PLUS D’EXEMPLARITÉ
Le manager a longtemps été reconnaissable aux « signes extérieurs de hiérarchie » : un grand bureau, du mobilier de qualité… Le passage en flex-office change ce paradigme : le manager est auprès des équipes et montre l’exemple.

DÉFI 4. JOUER LE JEU !
Le télétravail et le flex-office insufflent plus d’équité au sein de l’entreprise, mais pour que cela fonctionne chaque collaborateur doit jouer le jeu à son niveau, en respectant les règles établies au sein de son entreprise (nettoyer son bureau chaque soir, changer de place tous les jours, respecter sa zone d’équipe, etc).

DÉFI 5. ÉVITER L’ISOLEMENT DES COLLABORATEURS
Lorsque chacun travaille à distance ou que l’équipe est éclatée sur plusieurs zones, le risque est de perdre en cohésion. C’est particulièrement le cas pour les collaborateurs en télétravail qui peuvent s’éloigner du reste de leur équipe. Tout l’enjeu est donc de faire du lieu de l’entreprise un espace de sociabilisation et d’inviter les collaborateurs à s’y retrouver régulièrement.

Le nomadisme est ancré dans la culture de Mazars, qui a la volonté d’être un pionnier des nouvelles façons de travailler. De nombreuses expérimentations sont menées régulièrement sur la base du volontariat, par exemple, des partenariats pilotes ont été mis en place avec des espaces de coworking pour permettre aux collaborateurs en télétravail d’être plus mobiles/agiles”  explique Mathilde Le Coz, Directrice Développement des talents & Innovation RH, Mazars « la mise en place des politiques de flex-office et télétravail, permettront, à terme, d’envisager le site Mazars principalement comme un espace de vie, d’échanges et de co-construction et non plus comme un lieu de production individuelle.

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(1) Le rapport est téléchargeable ici. L’enquête a été réalisée entre le mois de juin et le mois de novembre 2018. 48 entreprises françaises et internationales ont été interrogées, des organisations de plus de 300 personnes, issues des secteurs suivants : Banque et Assurance, Luxe, Mobilité, Energie, Distribution, Secteur Public, Immobilier, Conseil, Communication, Audiovisuel, Informatique, Télécommunication. Les répondants sont issus des Directions des Ressources Humaines, Directions de la Transformation et des Directions Immobilières de leur entreprise. Toutes n’ont pas souhaité être citées mais parmi les répondants figurent ENGIE, TF1, Benefit, CITEO, BNP Paribas, Mazars, Loewe, RATP, Axa, Groupama etc.

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