Outils collaboratifs et bonnes pratiques pour un télétravail au top

Le télétravail, ça peut s’improviser, oui, on l’a vu en 2020 avec le covid, mais pour offrir une bonne qualité de vie au travail, ça demande quand même un peu de préparation, quelques méthodes et des outils pour collaborer efficacement pour que tout le monde s’y retrouve !

Les bonnes pratiques du télétravail

Pratiques à favoriser du côté de l’entreprise

Pour que le télétravail, ou le travail hybride se passe bien, on l’a dit, il faut un peu de préparation. Côté IT, côté management, côté RH, les équipes support comme les responsables opérationnels ont un rôle essentiel à jouer pour que tout s’orchestre bien. En voici quelques clés : 

• Fournir un équipement adéquat : s’assurer en tant qu’entreprise de fournir aux travailleurs à distance les équipements nécessaires, tels que des ordinateurs, des accès aux logiciels, des accessoires (clavier, souris, casque, etc.), et les outils de travail spécifiques à leurs tâches. Cela garantit l’infrastructure appropriée pour effectuer le travail dans de bonnes conditions.
• Faciliter l’accès aux ressources et aux outils en ligne : s’assurer que vos employés ont un accès facile et rapide aux ressources en ligne, documentation et bases de données, outils de collaboration et métier. 
• Établir des politiques claires : des consignes et des informations claires en matière de télétravail, incluant les temps de travail, les règles de communication, les attentes en matière de performance, la disponibilité et la confidentialité des informations. Cela aide à créer un cadre de travail cohérent et facilite la compréhension des attentes mutuelles.
• Fournir un soutien technique et une assistance : un soutien technique aux travailleurs à distance, que ce soit par le biais d’une équipe d’assistance dédiée ou en mettant à disposition des ressources en ligne pour résoudre les problèmes techniques et réduire les risques liés à un sentiment d’isolement.

Pratiques à favoriser côté collaborateur

Coté collaborateur vous n’êtes pas en reste évidemment. Si vous avez un rôle central dans votre emploi en général, vous l’avez tout autant pour que ça se passe bien à distance. 

C’est notamment à vous de : 

• Créer un espace de travail dédié : aménager un espace de travail spécifique dans votre domicile, où il est possible de vous concentrer et de travailler confortablement. Choisir un endroit calme, bien éclairé et éloigné des distractions pour favoriser votre productivité.
• Adopter une ergonomie adaptée : veiller à aménager votre espace de travail de manière ergonomique en choisissant un bon siège, en plaçant son écran à la bonne hauteur, en utilisant un clavier et une souris et en prenant des pauses régulières pour prévenir les problèmes de santé liés à la posture.
• Établir une routine : créer une routine quotidienne pour structurer votre journée de travail, en définissant des horaires réguliers, des temps de pause et des moments dédiés à d’autres activités. 
• Maintenir la communication : garder un contact régulier avec vos collègues et votre manager en utilisant les outils de communication à distance. Planifier des réunions virtuelles, participer aux discussions d’équipe et rester engagé dans les projets en cours.

Les outils collaboratifs pour assurer le bien-être en télétravail

D’abord, on s’organise 

L’organisation est essentielle lors du télétravail, car il présente des différences majeures par rapport au travail en présentiel, notamment en ce qui concerne la gestion du temps de travail et l’autonomie nécessaire pour répartir efficacement les tâches tout en respectant les échéances. L’absence de cadre physique et temporel rend la gestion du temps plus complexe et demande une plus grande autonomie. De plus, la frontière entre vie professionnelle et vie privée peut paraître floue, ce qui souligne l’importance de fixer des limites claires pour éviter un surinvestissement. Pour surmonter ces différences et maintenir un travail efficace, l’utilisation d’outils spécifiques est essentielle.

Voici quelques outils qui peuvent vous aider dans cette tâche :

• Applications de gestion de tâches : utiliser des outils comme Trello pour créer des listes de tâches, définir des priorités, attribuer des échéances et suivre l’avancement de vos projets.
• Applications de prise de notes : organiser vos idées et accéder facilement à vos informations importantes, que ce soit lors de réunions virtuelles ou dans votre travail quotidien.
• Gestion des fichiers et du stockage : utiliser des services de stockage en ligne tels que Google Drive, Dropbox ou OneDrive pour stocker et accéder à vos documents de travail n’importe où

Ces services numériques  vous aident à planifier, prioriser et suivre vos tâches, vous permettant ainsi de rester organisé, productif et centré sur vos objectifs.

On travaille bien ensemble malgré la distance

L’éloignement physique dans le télétravail peut créer des difficultés de communication au sein des équipes, telles que l’interprétation parfois délicate des messages écrits et les retards dans les échanges d’informations cruciales en l’absence de communication en face-à-face. L’incapacité d’interpeller directement un collègue peut également poser des obstacles supplémentaires. Pour surmonter ces défis, les outils collaboratifs sont spécialement conçus pour favoriser une collaboration efficace.  

• Plateformes de communication : utiliser des applications de messagerie instantanée telles que Slack, Microsoft Teams ou Discord pour communiquer rapidement avec vos collègues, partager des informations et collaborer en temps réel.
• Calendriers partagés : utiliser des applications comme Google Agenda ou Outlook pour planifier vos rendez-vous, réunions et échéances. Les calendriers partagés facilitent la coordination avec vos collègues et vous aident à éviter les conflits d’horaires.
• Outils de visioconférence : des plateformes comme Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams permettent d’organiser des réunions virtuelles avec audio et vidéo, favorisant ainsi les échanges plus interactifs et en face-à-face.
• Outils de partage de fichiers : partager facilement des documents, des présentations ou des fichiers volumineux avec vos collègues, en garantissant un accès sécurisé et simplifié à l’information. Travailler ensemble sur des fichiers, visualiser les modifications en temps réel et synchroniser les mises à jour.
• Outils de collaboration en temps réel : des plateformes comme Google Docs, Microsoft 365 ou Notion permettent de travailler simultanément sur des documents partagés, de collaborer en temps réel et de suivre les modifications apportées par chaque membre de l’équipe.

Ces services numériques vous aident à maintenir une communication fluide, favorisent la collaboration en équipe et contribuent à une coordination efficace.

On pilote son activité, celle de son équipe quand on est manager

Le suivi de la performance est important pour maintenir une productivité optimale. Voici quelques outils qui peuvent aider au suivi de la performance du collaborateur :

• Outils d’évaluation des objectifs : la plateforme de gestion des objectifs, telle que OKR (Objectives and Key Results), permet de définir des objectifs clairs, de suivre les progrès réalisés et de fournir un feedback régulier sur la performance. Ces outils aident à aligner les objectifs individuels avec les objectifs de l’équipe et de l’entreprise, et à assurer un suivi transparent des résultats.

Comment assurer la sécurité des données ?

Dans un contexte de travail à distance, les informations ne circulent plus sur le réseau de l’entreprise seul, elles passent par internet, le matériel utilisé peut être celui du collaborateur et non celui de l’entreprise. Cela peut entraîner des risques potentiels pour la confidentialité et l’intégrité des données de l’entreprise. Heureusement, il existe des outils pour sécuriser le travail à distance : 

• Réseaux privés virtuels (VPN) : utiliser un VPN comme NordVPN, ExpressVPN ou CyberGhost pour sécuriser votre connexion Internet et protéger vos données contre les risques de piratage ou d’interception.
• Solutions de gestion des mots de passe : des gestionnaires de mots de passe comme LastPass, Dashlane ou KeePass vous permettent de stocker de manière sécurisée vos identifiants et mots de passe, en évitant d’utiliser des mots de passe faibles ou répétés.
• Solutions de sauvegarde en ligne : utiliser des services de sauvegarde en ligne comme Backblaze, Carbonite ou IDrive pour sauvegarder régulièrement vos fichiers importants et vous prémunir contre la perte de données en cas de problème technique.

Ces outils dédiés à la sécurité des données contribuent à protéger votre travail et les informations liés à votre entreprise, garantissant ainsi la confidentialité et l’intégrité des données lorsque vous travaillez à distance.

Pour un télétravail efficace et sécurisé, il est essentiel de mettre en place des bonnes pratiques et d’utiliser les outils appropriés. Les entreprises doivent fournir un équipement adéquat, faciliter l’accès aux ressources en ligne, établir des politiques claires et offrir un soutien technique. Les travailleurs à distance doivent créer un espace de travail dédié, adopter une ergonomie adaptée, établir une routine et maintenir une communication régulière. Les outils collaboratifs comme les applications de gestion de tâches, les plateformes de communication et les solutions de suivi de la performance sont indispensables.

En combinant ces éléments, les travailleurs à distance peuvent créer un environnement propice à une QVT optimale et favoriser leur épanouissement professionnel, même en dehors du cadre traditionnel du bureau.

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