Se presser chaque jour, stresser devant la liste des choses à faire et, par conséquent, bâcler son travail : impensable pour Hugues Gissler. Cet ancien Daf a imaginé une méthode pour mieux gérer son temps : la méthode Taf, qui repose sur le tableau des actions à faire. Présentation.
Comment résumer la méthode Taf – Tableau des actions à faire, que vous présentez dans le livre éponyme (éditions Dunod) ?
Hugues Gissler : C’est une méthode générale qui vous prend en charge et qui vous sécurise. Elle repose sur neuf principes fondamentaux, comme par exemple privilégier la priorité plutôt que la charge, l’information plutôt que la réalisation, mais aussi la rigueur d’un processus, la vue d’ensemble, etc. Ainsi, elle permet de récupérer votre vie professionnelle, de devenir vraiment acteur, de ne plus subir toutes les sollicitations auxquelles vous devez faire face. C’est vous qui décidez de votre programme de travail tous les matins.
Selon vous, les to-do lists sont-elles inefficaces ?
Disons qu’une to do-list, c’est bien, mais une done list, c’est mieux ! C’est-à-dire qu’avant de quitter l’entreprise, vous dressez un bilan de tout ce que vous avez fait : vous vous apercevez assez rapidement que vous avez énormément travaillé. Vous prenez conscience des actions que vous avez réalisées, au lieu de rester focus sur celles que vous n’avez pas réalisées. Vous dissipez ainsi cette impression que vous n’y arriverez jamais.
De même, c’est élémentaire : l’action permet de réduire progressivement la tâche. Cette dernière est souvent anxiogène. Par exemple, si la tâche est de réaliser le budget 2025, ça ne va pas se faire en un jour. Et vous ne savez pas forcément par où attaquer… Donc, la seule question que vous devez vous poser, c’est ‘quelle est la première action qui vous permettra de faire avancer votre tâche’ ?
La méthode diffère aussi de la to-do list par sa forme, car elle repose sur un tableau : pourquoi ?
Il faut quand même que ça soit automatisé, car dans une entreprise, tout bouge à tout moment. Il y a des tris incessants, les priorités changent. Donc, on ne peut pas éviter, à mon sens, d’utiliser l’informatique. Cela passe par Excel ou tout autre tableur disponible gratuitement sur Internet. Le tableau des actions à faire est un tableau à géométrie variable, comprenant quatre blocs : obligatoire, délégation, aide à la priorisation et commercial (c’est-à-dire la personne pour laquelle vous travaillez en réalisant cette action).
L’objectif de la méthode est aussi de mieux savoir déléguer…
Il faut se dire que c’est un passage obligé et qu’il faut toujours se poser cette question : est-ce que je peux déléguer ou est-ce que je suis obligé de le faire moi-même ? C’est une question systématique, au moment où vous rentrez votre action. Si vous choisissez de déléguez, vous suivrez un système en trois validations. La validation A : on passe les billes à la personne à qui on délègue. La validation B : cette personne revient avec des idées et il faut valider les idées. La validation C : on vérifie l’application des idées sous le terrain.
Au final, ces trois actions de délégation s’enchaînent naturellement.
… et de prioriser ?
L’une des affectations des priorités est basée sur une notion d’urgence et d’importance. C’est en quelque sorte le principe de la matrice d’Eisenhower : à partir de l’urgence et de l’importance, vous calculez un score. Après, vous triez par score décroissant, ce qui dégagera vos priorités.
Une autre méthode consiste à prendre en compte les parties prenantes :
- Si une partie prenante est extérieure à l’entreprise, il faut indiquer une priorité forte car vous ne serez pas maître du délai.
- Si la partie prenante est dans l’entreprise, il faut alors mettre une priorité moyenne.
- Si vous devez agir seul, vous pouvez vous contenter d’une priorité faible.
Ainsi, prioriser devient assez rapidement une deuxième nature.
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