Happy Team #2 : Ne passez plus du coq à l’âne !

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Dans ce deuxième épisode de notre série “Happy Team”, un rendez-vous concocté par BloomR Impulse pour My Happy Job, voici deux bonnes pratiques et deux idées pour protéger le temps et l’attention de chacun.

Mardi matin, 9h. “Enfin ! Une matinée entière sans réunion” se dit Myriam, “je vais pouvoir avancer sur ce rapport qui passe à la trappe depuis des semaines.”

9h13, le boss arrive “on fait un point ?”.

9h35 : driiing. Coup de fil.

9h56 : Stéphane de la compta vient la voir avec sa demande super urgente.

10h25 : message instantané d’Elodie “tu as 2mn ?”

11h15 : Rémi du service technique débarque “je dois faire une mise à jour sur ton ordinateur”.

12h20 : “on va manger” ?

Bon…le rapport attendra demain.

Cela vous rappelle quelque chose ? Nos journées sont ponctuées d’interruptions constantes et de toutes sortes qui nous empêchent de nous concentrer sur des tâches de fond. On ne s’en rend pas toujours compte, mais cette distraction permanente a un impact énorme sur notre sentiment d’efficacité et notre bien-être global. Notre temps est une des choses les plus précieuses que nous possédons. Pourtant, c’est aussi celle que l’on nous “vole” le plus facilement, et il est bien difficile de dire non. D’abord parce que personne n’a envie de passer pour le mufle de service, jamais disponible pour les autres. Ensuite parce que, dans beaucoup d’entreprises, il est très difficile de s’isoler. On travaille en open space, à la merci des demandes des uns et des autres qui n’ont même pas de portes à pousser pour venir nous interrompre. Enfin parce que solliciter ses collègues à tout bout de champ est devenue une habitude facilitée par les nombreux moyens de communication instantanée mis à notre disposition – messageries instantanées, mails, SMS, téléphone…

“Répondre à ma question ne prendra à Myriam que deux minutes et me fera gagner 1h” se dit Elodie. Mais deux minutes plus deux minutes plus…vous voyez le tableau. Il ne reste plus beaucoup de place dans notre emploi du temps pour s’occuper des tâches de fond, celles qui nécessitent une concentration profonde et ininterrompue sur des plages horaires étendues. A la longue, on finit par ne plus savoir où donner de la tête, on ne parvient pas à progresser dans les tâches que l’on se fixe,  et tout ceci génère du stress et de la frustration. D’autre part, à force de sauter en permanence du coq à l’âne, notre capacité d’attention et de concentration s’érode petit à petit. Notre cerveau a besoin d’énormément d’énergie pour retrouver son attention lorsqu’elle est déviée sur autre chose – et ce, même lorsque cette autre chose ne prend que 10 secondes comme signer un recommandé.

Alors puisque les barrières physiques ont disparu, il peut être opportun de mettre en place de nouvelles règles pour poser des limites et protéger son attention, afin de gagner en sérénité et en efficacité. Voici deux bonnes pratiques à adopter dès aujourd’hui et deux idées à tester avec votre équipe.

Bonne pratique #1 : “Ne pas déranger”

Considérez le temps des autres comme quelque chose de précieux. Vous n’iriez pas leur prendre de l’argent devant leurs yeux sans demander ? Appliquez la même délicatesse avec leur temps. Si quelqu’un travaille à son bureau, partez du principe qu’il a besoin de se concentrer. Évitez de le déranger. Ayez recours aux messages instantanés avec modération. S’il n’y a pas d’urgence, préférez les mails.

Bonne pratique #2  : Chut ! On bosse.

Le niveau sonore des open space est souvent mentalement épuisant. Nous avons besoin de calme pour réfléchir efficacement. Il est donc de bon ton de maintenir le silence dans les bureaux. Vos conversations, appels, et point-minute devraient avoir lieu dans les espaces prévus à cet effet – salles de réunion, cafétéria, espace “lounge”…

Idée collective #1 : à guichet ouvert

Cette idée a été appliquée par les fondateurs de Basecamp qui l’ont présentée dans leur livre. Le principe est simple : chacun définit des plages horaires “de permanence” dans la semaine pendant lesquelles il est disponible pour répondre aux questions. Le reste du temps, celles-ci devront attendre. Par ailleurs, aucun agenda n’est partagé. Ainsi, impossible de “hacker” les emplois du temps de ses collègues en calant des points intempestifs. Pour obtenir une réunion, il faut prouver son utilité.

Variante plus souple : instaurer un signal. On définit 4 statuts possibles auxquels on assigne un code couleur, par exemple : “ne déranger sous aucun prétexte”/ “uniquement pour questions urgentes” /“disponible”/absent.e et chacun le pose bien en évidence sur son bureau en indiquant son statut.

Idée collective #2 : manuel de la collaboration

Posez des règles ensemble : quel canal de communication privilégier pour quel type de demande ? Quels sont les critères qui justifient une “urgence” ? Quel délai est acceptable pour répondre à une demande ? Combien de réunions maximum par semaine ? Combien de temps peuvent-elles durer ?

Et vous ? Quelles habitudes avez-vous adoptées, individuellement ou en équipe, pour favoriser la concentration de tous ?

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