En quelques jours, il a fallu s’organiser pour généraliser le télétravail (quand cela est possible bien sûr). Les managers doivent alors gérer leurs équipes à distance et maintenir des liens. Voici des témoignages, partages d’expériences et conseils pour réussir à garder de la proximité… à distance !

Raphaël Maisonnier, fondateur de Lik : “Nous sommes comme beaucoup passés en 100% télétravail pour limiter la propagation du COVID19. La santé de tous et notamment des plus fragiles est LA priorité absolue. Cela a un impact business avec de nombreux rendez-vous annulés, mais cela joue aussi sur le moral des troupes. Ma mission n°1 en tant que manager est de créer le cadre pour garantir la confiance et la motivation de toute mon équipe. Cela passe par des gestes simples comme continuer de se dire bonjour le matin et au revoir le soir sur le tchat d’équipe. Au début de chaque call, je prends deux minutes pour des discussions informelles et s’assurer que le moral des troupes reste élevé. Dans la mesure du possible, je vous conseille de privilégier les visios : avec le visage, c’est encore mieux ! Enfin, on a ouvert de manière permanente deux “salles de conférence” en ligne. Une où on est tous dessus, micro coupé, et l’autre qui est vide. Quand quelqu’un veut parler à une autre personne de l’équipe, il active son micro, interpelle l’autre personne, et les deux personnes vont dans la salle de conférence n°2 pour discuter. L’idée est de faire comme si on continuait d’être dans la même salle, bien qu’on soit à distance. Garder de la proximité est essentielle pour qu’on ne devienne pas tous fous en cette période de télétravail prolongé forcé !”

Caroline Rosenstiehl, consultante en organisation du travail chez Relyance : “La modernisation des pratiques de travail et l’évolution des outils est un vrai sujet depuis longtemps. C’est une adaptation à de nouveaux modes de collaboration, qui se développaient jusqu’alors plutôt timidement, mais l’actualité plonge nos interlocuteurs dans le “grand bain”. De notre utilisation en interne, via des solutions de visio, d’outil de gestion de projet, ou d’animation à distance via un outil intéractif, nous répondons présents pour aider nos clients à faire autrement, particulièrement en terme de management à distance ou d’animation de collectifs de travail. C’est là que l’on confirme le fait qu’il est essentiel de structurer l’activité, que chacun connaisse son rôle et sa mission dans l’écosystème de son organisation de travail, mais puise aussi dans ses ressources internes pour inventer de nouvelles façons de travailler. Parce que c’est souvent au pied du mur que l’intelligence collective peut trouver les meilleures solutions. Alors notre conseil : rester le maximum en lien pour échanger en instantané – même à distance – comme le permet un tchat interne ou une application smartphone, et tirer de ces contraintes une opportunité de créativité pour poursuivre les activités au mieux possible.”

Franck Pagny, fondateur de Vivement Lundi : “Voici 10 actions pour faire en sorte que cela se passe le mieux possible :

1. Formalisez une cartographie du télétravail. Qui est en télétravail ? Qui est joignable à quel numéro et à quel moment de la journée ? Qui peut aider les salariés qui doivent absolument être présents ? Et diffusez-la.
2. Informez vos clients fournisseurs et partenaires de la mise en place du télétravail dans vos équipes.
3. Mettez en place des rituels avec les télétravailleurs. Par exemple : organiser un point précis le matin à 11h et l’après-midi à 16h. Pas d’appels avant 8h30 et entre 11h30 et 13h30 par exemples.
4 Proposez quelques règles de conduite. Si on essaie de joindre un télétravailleur mais qu’il n’est pas disponible, il s’engage à rappeler dans la demi-heure. Les autres collaborateurs s’engagent à ne pas appeler en dehors de créneaux définis.
5. Incitez à créer les conditions matérielles chez le télétravailleur. Un bureau est l’idéal ! Mais pas toujours possible. Une astuce possible : une casquette sur la tête signifie “NE PAS DÉRANGER” !
6. Utilisez avec parcimonie la visio conférence qui peut être intrusive. Le télétravail a lieu dans la sphère privée et il convient de respecter. les préférences de chacun.
7. Profitez de cette expérience inédite et contrainte pour faire réaliser par les télétravailleurs un retour d’expérience. Quels sont les points positifs, que faut-il améliorer, que faut-il supprimer ? Vous pourrez capitaliser sur ces REX pour déployer ce mode de travail une fois la crise passée.
8. Profitez de ce temps pour prendre du recul. C’est le moment de préparer et d’avancer sur des projets importants mais qui ont été repoussés par les urgences.
9. Renforcez les compétences. Ce temps est aussi une belle opportunité pour que vos équipes développent leurs talents en suivant des formations à distances.
10. C’est aussi une épreuve, donc une occasion pour favoriser la solidarité interne. Certains collaborateurs peuvent s’entraider localement (en respectant bien sûr les mesures annoncées par le gouvernement). Formalisez un mapping géographique de vos équipes.

Alexia de Bernardy, fondatrice de LaWeBox : “Voici 3 actions que chacun peut faire pour mieux collaborer à distance, issues du livre “Moteurs d’engagement”, le livre de #laWEbox. Le postulat à avoir en tête c’est que, puisqu’on ne se voit pas, l’enjeu est bien de connecter au sens humain les personnes pour qu’elles aient envie d’être concentrées sur les projets et qu’elles se sentent appartenir au groupe :

•      Saluer les efforts constatés, ce n’est pas naturel de le faire en conférence téléphonique pour ceux qui se focalisent sur les sujets techniques. Pourtant, c’est primordial. Démarrez votre prochaine réunion à distance ainsi : « Avant de démarrer, je voulais vous dire bravo pour … car …. »

•   Quand on se voit « en vrai », beaucoup de choses peuvent « aller sans le dire ». Votre satisfaction peut s’exprimer avec un sourire. En télétravail, ce qui va sans dire, doit être dit ou écrit. Alors lancez-vous à votre prochaine réunion à distance.

•      Des réunions à distance virent au silence mortel si tout le monde coupe son micro ce qui génère un bruit blanc anxiogène. Votre mission : proposer une animation digitale lors d’une réunion : un tour de table des avis ou un vote à distance (sur une idée, …) pour mettre de la vie pendant le call.

Laurence Vanhée, fondatrice d’Happyformance :

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