Mails, messageries instantanées, réunions… les salariés français subissent une surcharge informationnelle. Une experte livre ses conseils pour la gérer.
Ceux qui partent en vacances cet été s’inquiètent sûrement déjà : « Combien de mails vais-je devoir traiter à mon retour de congés ? » Selon les chiffres de l’Observatoire de l’Infobésité et de la Collaboration Numérique (OICN, 2024), un travailleur français reçoit en moyenne 135 mails par semaine. Certains (28% des managers et 69% des dirigeants) en reçoivent plus de 250. Et cela, en plus des messages instantanés et des réunions. « Nous faisons face à de l’infobésité, autrement dit à une surcharge informationnelle, puisque nous devons traiter un volume excessif d’informations au regard des capacités cognitives et du temps dont nous disposons », avertit Suzy Canivenc, directrice scientifique de Mailoop et chercheure à l’OICN.
Conséquences : l’infobésité impacte les capacités d’attention et de concentration, tout en augmentant le niveau de stress. « Le temps de traitement des informations vient aussi réduire les plages dédiées au travail de fond, ce qui réduit la satisfaction professionnelle et favorise l’épuisement », met en garde la spécialiste. Mais alors, comment s’en prémunir ?
1) Identifier des créneaux où l’on consulte ses mails
Pour favoriser la concentration profonde, la chercheure invite d’abord à couper les notifications et à prévoir des « créneaux de connexion » à sa boîte de réception. « Des études ont montré que le fait de ne consulter ses mails que trois fois par jour avait des impacts réels sur la satisfaction au travail, le bien-être et l’efficacité », explique-t-elle.
En pratique, on peut planifier trois temps lors desquels on répond aux mails et aux différentes messageries instantanées : en arrivant le matin, en revenant de la pause déjeuner, puis en fin d’après-midi, par exemple.
Attention, les canaux de communication étant des outils collectifs, il est donc conseillé de discuter de cette organisation individuelle en équipe.
2) À chaque canal son utilisation
Lutter contre la surcharge informationnelle ne peut se faire que collectivement, souligne Suzy Canivenc. Et l’enjeu principal se situe, selon elle, dans la gestion du multi-canal.
Place au dialogue d’équipe : « Il s’agit de se mettre d’accord sur l’utilisation de chaque outil », explique-t-elle. Il peut par exemple être convenu qu’un mail sert à la transmission d’éléments structurants, qui nécessitent d’être conservés sur le long terme. Les chats – Teams, Slack, SMS ou Whatsapp (à définir en fonction des préférences de l’équipe) – peuvent être utilisés pour des questions simples ou pour une réponse rapide. Et les réunions ou appels peuvent servir à ne discuter que de sujets plus complexes. Tout cela reste à adapter en prenant en compte l’avis des premiers concernés.
3) S’accorder sur les temps de réponse
Autre point à aborder en équipe ? L’amplitude horaire dans laquelle il est accepté d’envoyer un email, ou d’écrire un SMS, et le temps de réponse attendu dans chaque canal de communication. « On peut par exemple s’accorder sur un délai de réponse plus court via les chats, tout en convenant qu’un courriel demande un temps de latence plus long », glisse la spécialiste.
Ces informations peuvent ensuite se transmettre aux clients extérieurs ou aux autres équipes de l’entreprise, afin de clarifier le cadre de collaboration.
4) Ne pas mettre tout le monde en copie
« La mise en copie de plusieurs personnes dans les mails est l’un des facteurs aggravant de l’infobésité », avertit Suzy Canivenc. Ici, elle encourage à remettre en question la culture organisationnelle et managériale des équipes qui la pratiquent. « Parfois, les salariés mettent plusieurs niveaux hiérarchiques en copie de leur courriel pour s’assurer de laisser une trace ou d’avoir une réponse plus rapidement. Ce fonctionnement est à interroger », affirme-t-elle.
5) Des stratégies spécifiques aux retours de congés
Le retour des congés estivaux provoque chaque année un pic de mails reçus et de réunions organisées, indique la chercheure. On peut anticiper ce phénomène : en évitant les mises en copie inutiles, en ciblant mieux les participants d’une réunion de projet, ou encore en favorisant le travail asynchrone pour réduire le nombre de réunions… Ici aussi, cela doit se réfléchir en groupe, en fonction des contraintes opérationnelles et des besoins d’une équipe. Charge à chacun, donc, d’ouvrir ce dialogue.
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