Comment s’assurer de ne manquer aucun rendez-vous, y compris les temps que l’on s’accorde ? En notant tout dans son agenda ! Mais attention, quelques règles d’usage permettent d’en faire un outil vraiment efficace, au service de votre organisation pro et perso.
Courir après le temps… C’est sans fin. Il est vite arrivé de zapper une visio, de faire se chevaucher deux rendez-vous ou de voir les journées défiler sans avoir pu prendre un moment de pause, pour soi. C’est pourquoi l’agenda s’avère un outil précieux, voire un véritable allié au service de votre organisation. Mais noter les événements et les tâches les uns après les autres, dans de longues listes exhaustives, est-ce pertinent ? Pas forcément. L’utilisation d’un agenda doit être réfléchie, comme le conseille Philippe Helmstetter, dans son livre En temps et en heure : la gestion du temps en pratique (éditions Géréso).
1 – Choisir un agenda
Que l’on soit adepte des solutions en ligne ou un éternel amoureux du papier, chacun peut trouver l’agenda qui lui convient.
Pour l’agenda papier, privilégiez un format assez grand, où les semaines sont étalées sur une double page, avec une colonne par jour. « Organisées ainsi, les journées s’écoulent du haut de la page vers le bas, comme le sable dans un sablier », compare l’auteur. Il préconise aussi l’utilisation d’un crayon et d’une gomme pour tout noter, afin de pouvoir effacer, corriger, reporter facilement : « Un agenda n’est pas un livre sacré ou un texte de loi. C’est un outil de travail qui doit permettre de la souplesse. Il doit pouvoir être modifié aisément. »
L’important est de n’avoir qu’un seul agenda, dans lequel on inscrit aussi bien les impératifs professionnels que personnels. Si vous utilisez un agenda en ligne partagé avec vos collègues, il suffit de garder le rendez-vous personnel en mode « privé » pour que la plage horaire soit bloquée et votre discrétion respectée.
2 – Estimez la durée de chaque rendez-vous
Un agenda sert bien sûr à réunir l’ensemble des rendez-vous et réunions. Mais attention à ne pas surcharger votre planning ! Pour que l’ensemble reste réaliste, vous devrez pensez votre temps comme un poste budgétaire, c’est-à-dire en évaluant le temps que prendra chaque élément noté dans votre agenda. « Prenez donc le réflexe, à chaque fois que l’on vous demande du temps oralement, de négocier une durée. Un échange de cinq minutes ou une réunion de deux heures n’ont pas du tout le même impact sur votre journée. C’est une information très importante que vous devez obtenir », insiste Philippe Helmstetter.
3 – Notez les rendez-vous avec vous-même
Dans un agenda, il y a les meetings et rendez-vous avec les autres personnes, mais peut s’y trouver aussi la liste des tâches que vous avez à réaliser pour la journée ou la semaine. Autrement dit, il est nécessaire de bloquer des moments pour vos propres impératifs. « Vous devez être l’acteur principal de votre agenda. Or, si vous vous contentez de noter le temps que les autres vous prennent, ce sont eux qui tiendront le premier rôle dans votre organisation, ce sont eux qui auront la première place dans votre agenda », alerte l’auteur. Ainsi, optez pour le « time blocking », soit une réunion que vous planifiez avec vous-même. Elle comprend une heure de début et de fin et vous ne devez pas y déroger sous prétexte que vous êtes la seule personne concernée ! L’heure que vous aurez réservée pour traiter l’ensemble de vos mails lundi matin sera importante pour ne pas prendre du retard. Tout comme la demi-heure que vous prendrez le lendemain pour classer vos papiers. Et ainsi de suite. N’oubliez pas, aussi, de fixer des moments de calme, durant lesquels vous pourrez déconnecter et souffler.
4 – Définissez quelle tâche sera réalisée à tel moment
Pour atteindre vos objectifs quotidiens, vous devez établir un plan de journée et prioriser ce que vous avez à faire. Pour vous aider à y voir plus clair, vous pouvez vous aider de la matrice Eisenhower. Ou encore, « le meilleur moyen est de placer vos priorités au début de votre journée », selon Philippe Helmstetter. Il préconise aussi d’accomplir les tâches que vous n’aimez pas en début de journée, pour qu’il ne reste ensuite que les actions que vous aurez plaisir à effectuer. Enfin, n’oubliez pas non plus de prendre en compte votre rythme biologique ! « Vous n’avez pas le même niveau de performance et de productivité à tous les moments de la journée, rappelle l’auteur. Vous êtes peut- être du matin et c’est le début de journée qui vous voit être le plus efficace. Si tel est le cas, placez les travaux de fond en début de journée. Si vous êtes de l’après-midi, faites l’inverse. »
5 – Laissez de la place aux imprévus
Même avec une organisation millimétrée, on peut se laisser surprendre par les imprévus. Après tout, une journée ne se déroule jamais tout à fait comme on l’a prévue. Aussi, inscrivez dans votre agenda des laps de temps pour l’inattendu. « Ces plages de temps, consacrées à l’imprévu, pourront être matérialisées par des rendez-vous simplement identifiés par un ‘I’ dans votre agenda. Il est nécessaire de les y inscrire sans quoi, très vite, les tâches et actions connues vont prendre trop de place, vous risquez de vous retrouver bousculé malgré tous vos efforts », estime l’expert en gestion du temps. Et que faire si un imprévu se présente ? Vous avez le choix soit de vous y mettre immédiatement parce qu’il correspond à une tâche prioritaire (celle que vous deviez faire sera alors déplacée sur un créneau horaire libre), soit de le planifier sur un espace libre de votre agenda.
Pour ne rater aucune actualité en matière de qualité de vie au travail, inscrivez-vous à la newsletter de My Happy Job, parcourez nos hors-séries thématiques et découvrez notre annuaire du bien-être au travail.
A lire aussi :
– “Une to-do list c’est bien, mais une done list, c’est mieux”
– La gestion du temps nécessite de la réflexion… et du temps
