Réunions trop longues, mails incessants, notifications en rafale… Beaucoup de salariés ont le sentiment de travailler dur sans vraiment avancer. Selon différentes études, une large partie du temps de bureau serait consacrée à des tâches secondaires, appelées work about work. Comment éviter cette dispersion, chasser le superflu et se concentrer sur ce qui compte vraiment ?
Le piège du “travail autour du travail”
Participer à une réunion sans raison, relire des mails envoyés “par précaution”, vérifier dix fois l’avancée d’un projet… Ces tâches consomment du temps mais ne font pas progresser. Elles réduisent l’espace disponible pour les missions stratégiques ou créatives. Et au-delà de la productivité, elles grignotent la motivation : qui ne s’est jamais senti inutile dans une visioconférence où sa présence n’apportait rien ?
Les Français passent ainsi 66 % de leur temps de travail sur du « work about work » (réunions superflues, activités de suivi, etc.). Soit en moyenne 4 h et 58 minutes sur des tâches déjà accomplies par d’autres chaque semaine. C’est plus que dans n’importe quel autre pays analysé dans l’étude L’anatomie du travail en 2021 menée par le cabinet Sapio Research pour Asana, un outil de gestion de projet en équipe. « Il ne reste aux Français que 21 % de temps à consacrer au travail qualifié et 13 % pour des activités stratégiques (planification d’entreprise) », poursuit l’étude. Seul un quart de nos journées de travail serait donc productif ?
Les sollicitations numériques, ennemies de la concentration
Les mails, sms et appels nous font perdre du temps. Les clics de site en site pour lire des informations, parcourir des sites de ventes en ligne, planifier ses prochaines vacances… Aussi ! Mais surtout, en croyant travailler, en restant concentré, le salarié perdrait du temps en lisant des mails qui ne lui sont pas destinés, mais dont il est mis en copie car c’est l’usage. En rédigeant un rapport sur une réunion alors que chaque collaborateur intéressé était présent. En participant à une réunion (ou à une visio-conférence) pour laquelle il n’avait aucune raison d’être là. Cela concerne aussi les répétitions de l’organisation du travail, la vérification du statut d’un projet ou la gestion de priorités changeantes…
Ainsi l’étude de Sapio research a analysé qu’un employé passerait 5 heures par semaine à réaliser des tâches déjà effectuées par un collègue et 3 heures par semaine à des réunions qui ne le concernent pas… avec une incidence sur sa motivation. Car se sentir inutile ne donne pas le moral !
Productivité au travail : se recentrer sur l’essentiel
Être productif ne signifie pas remplir son agenda ou accumuler les mails traités. La véritable efficacité repose sur la capacité à se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée : celles qui mobilisent la créativité, les compétences et qui donnent du sens au travail.
8 conseils pratiques pour rester concentré et gagner du temps
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Définir ses priorités chaque semaine
Commencez le lundi par identifier vos trois grands objectifs. Demandez-vous : si je ne devais accomplir que trois choses cette semaine, lesquelles auraient le plus d’impact ?
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Bloquer des plages de travail concentré (deep work)
Inscrivez dans votre agenda des créneaux intouchables, comme s’il s’agissait de réunions. Durant ces moments, aucune messagerie, aucune notification : uniquement la tâche prioritaire.
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Oser décliner certaines réunions
Avant d’accepter une invitation, posez la question : ma présence est-elle indispensable ? Si non, proposez de recevoir un compte rendu ou une synthèse. Cette simple habitude peut réduire considérablement le temps passé en réunion.
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Réduire la taille et la durée des réunions
Fixez un ordre du jour clair, invitez uniquement les personnes concernées et limitez la durée. Une réunion efficace se termine souvent en 30 minutes.
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Domestiquer ses emails
Consulter sa boîte mail en continu est un piège. Prévoyez deux à quatre créneaux fixes par jour et traitez les messages par lot. Les messageries modernes permettent même de désactiver les notifications.
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Automatiser les tâches répétitives
Rapports générés automatiquement, modèles de documents, outils de suivi partagés : chaque fois qu’une action se répète plus de trois fois par semaine, demandez-vous si elle ne peut pas être simplifiée ou déléguée. Pourquoi ne pas aussi mieux utiliser les outils d’intelligence artificielle pour vous soulager au quotidien ?
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Pratiquer le “time management” avec des méthodes éprouvées
La méthode Pomodoro (sessions de 25 minutes suivies de pauses courtes) ou le time blocking (planifier chaque tâche dans l’agenda) aident à maintenir une concentration durable et à hiérarchiser les priorités.
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Clarifier les rôles et la communication dans l’équipe
Beaucoup de redondances viennent d’un manque de coordination. Un point hebdomadaire rapide, un outil partagé de suivi des tâches ou des règles communes de communication (ex. éviter les « copier-tous » inutiles) réduisent les doublons et les pertes de temps.
FAQ – Bien gérer son temps au travail
Comment éviter les réunions inutiles ?
Avant d’accepter une invitation, demandez-vous si votre présence est vraiment indispensable. Si non, demandez un compte rendu.
Quelle est la meilleure méthode pour rester concentré ?
Le deep work (travailler en continu sur un sujet complexe sans distraction pendant au moins une heure) est très efficace.
Comment limiter les interruptions liées aux mails ?
Fixez des créneaux précis de consultation et désactivez les notifications pendant vos moments de concentration.
Quels outils peuvent aider à gagner du temps ?
Les logiciels de gestion de projet (Trello, Asana, Notion) et les outils d’automatisation (Zapier, modèles d’emails) permettent de réduire le travail répétitif.
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(Article publié en 2021, actualisé en 2025)
