Si le flex office se répand dans les entreprises, sa popularité reste mince. Difficile pour ceux qui ne l’ont pas encore expérimenté d’y voir autre chose qu’une galère. Pourtant, cet aménagement présente des avantages quand on sait l’apprivoiser.
Le flex office, source d’optimisation prisée des entreprises
Le développement du flex office ne tient pas du hasard. Bien avant le boom du télétravail, les bureaux connaissent une sous-occupation. Être en congés, en RTT, en déplacement à l’extérieur ou simplement en réunion dans la salle d’à côté sont autant de motifs qui font du poste de travail une ressource délaissée. Mais depuis la pandémie de Covid 19, le flex office offre une opportunité nouvelle.
Alors que les salariés continuent de plébisciter le télétravail, les entreprises y voient la possibilité de transformer des mètres carrés vides en espaces vivants, tournés vers l’échange, la collaboration et les pauses conviviales : tout ce qui fait qu’on aime venir sur site et qu’on parvient à quitter son domicile douillet le matin. Au final, la perspective de gain de place peut constituer un déclic pour l’entreprise : c’est l’incitation qu’il lui fallait pour rénover des espaces devenus obsolètes et investir dans le bien-être des salariés.
Reste que perdre une place attitrée peut-être vécu comme brutal. Dans un monde du travail qui tend à nous malmener, cet ancrage physique ne tient pas que du symbole. Pour se réconcilier avec une pratique nomade du bureau, voici trois bonnes pratiques à adopter.
#1 : discuter et personnaliser l’espace en équipe
Comme tout changement au travail, le passage en flex office donne l’occasion aux équipes de discuter de leurs fonctionnements et habitudes. Il s’agit de faire le point sur ce qui fonctionne, ce qui peut être amélioré et ce qui doit être adapté au nouveau cadre.
Retrouver facilement ses collègues, assurer un partage suffisant de l’information, intégrer les nouveaux : la mobilité que génère le flex office peut rendre ces besoins basiques difficiles à satisfaire. En parler et décider de pratiques communes à mettre en place permet de s’ajuster collectivement et de faciliter la transition. Sans oublier que la discussion du travail est un levier de qualité de vie au travail.
Autre activité d’équipe pour s’approprier le “flex” : personnaliser et décorer son espace. En effet, cet aménagement se pratique désormais par zones, service par service, pour éviter un effet déshumanisant et froid. C’est l’occasion de mettre en avant la singularité de son équipe et de se créer un cocon chaleureux (affichage de photos et visuels, exposition de trophées, etc.) en veillant à rester dans l’harmonie globale de l’aménagement.
#2 : adopter de nouveaux repères
Le flex office se déploie le plus souvent avec son jumeau méconnu : l’activity-based office ou aménagement par les usages. Le principe ? Pas de place à soi, mais de nouveaux espaces pour mieux accueillir ses différentes activités.
Les utilisateurs du bureau sont invités à alterner entre de multiples coins, en fonction de leurs besoins : une alcôve au calme pour passer un appel discret, une petite salle pour un échange à quelques-uns, une bibliothèque pour cette recherche longtemps repoussée.
Les repères spatiaux qui, avant, sécurisaient (mug à demeure sur le bureau, collection de cactus, dessins d’enfants scotchés au double-écran) sont remplacés par des repères temporels et leur routine rassurante : début de journée dans l’espace café encore silencieux, succession de calls dans une phonebox, temps de production à côté des collègues de l’étage du dessous, connus pour leur calme à toute épreuve.
Au passage, on se lève plus souvent, on se déplace et on modifie sa posture, combattant la sédentarité inhérente aux métiers de bureaux et néfaste pour la santé.
#3 : profiter de ce gain de liberté
Ne plus avoir de place attitrée peut être déstabilisant, mais c’est aussi un remède aux interruptions intempestives ! En prenant le pli d’être mobile, on peut s’organiser des sessions de travail en concentration (“deep work”), sans risquer d’être dérangé. Précieux, quand on sait, d’après la dernière enquête de référence sur les conditions de travail en France, que ces interruptions ne font qu’augmenter.
Plus largement, dans pays où la culture du présentéisme reste forte, le Flex office participe à faire voir les choses différemment. Avec des salariés invités à bouger dans l’espace, certains managers doivent apprendre à lâcher-prise, et que la valeur d’un collaborateur ne se compte pas au nombre d’heures passées sur sa chaise.
Une aubaine pour les salariés, qui peuvent choisir là où s’installer en fonction de leurs préférences, mais aussi des collègues avec lesquels ils souhaitent passer du temps et collaborer. Une liberté qu’il serait dommage de ne pas saisir.
Si le flex office ne manque donc pas de déstabiliser, sa nouveauté représente un accélérateur de changement dont tout salarié peut s’emparer pour y trouver son compte. Quand on sait que l’agilité est une compétence clé pour affronter les défis qui viennent dans le monde du travail, comptons sur le flex pour faire de nous des vrais caméléons du bureau !
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