« Ce qui importe dans une réunion, c’est la qualité de présence de chacun »

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Auteure du Guide pratique de l’intelligence collective (1), Laure Le Douarec nous donne les clés d’une réunion efficace. S’il n’y a pas de recette miracle, certains comportements sont tout de même indispensables.

La réunionite ? Une maladie très répandue dans les entreprises françaises, surtout chez les cadres. Selon le baromètre Wisembly/IFOP (2), ces derniers passent en moyenne 24 jours en réunion par an ! 80% de ces réunions durent plus d’une heure, établissant la moyenne à 1h20. Paradoxalement, si les cadres pensent qu’il s’agit du format le plus adapté pour prendre des décisions, 35% d’entre eux estiment que la moitié de ces rassemblements sont inefficaces. Pire : 22% affirment que moins d’une réunion sur quatre est vraiment efficace.

Concrètement, plus les réunions seraient courtes et rares (1 par semaine de 28 minutes), plus elles seraient productives, le pic d’efficacité étant atteint aux alentours de 45 minutes. Aussi, plus les entreprises seraient grandes, plus l’intérêt des réunions serait faible. Autre donnée intéressante : un cadre sur deux rencontre des difficultés à y prendre la parole. Et ce pour des raisons multiples : 20% estiment que leurs collègues monopolisent beaucoup la parole, 17% s’autocensurent pour ne pas créer de conflit, 16% ne se sentent pas libres de dire ce qu’ils pensent et un participant sur 10 sait qu’il ne sera pas écouté.

Dans son guide pratique, Laure Le Douarc, praticienne en Intelligence Collective et développement des organisations, s’attache à présenter de nombreuses méthodes éprouvées pour un management de groupe efficace. Exemples concrets à l’appui. « L’intelligence collective correspond à la capacité de connecter les individus entre eux pour créer une richesse supérieure à la somme de chaque individualité, précise-t-elle. Cela demande de respecter chaque individu et de donner une place claire à chacun. »

Quel est l’élément clé pour une réunion performante ?

Laure Le Douarec. Il faut vraiment être clair dans ses intentions. Quel est l’objectif de la réunion ? On ne peut pas avancer sans avoir un but précis. Cela permet aussi de savoir qui inviter autour de la table pour que la réunion soit le plus interactive possible.

Une bonne réunion est-elle forcément courte ?

LLD. Non, il n’y a pas de recette magique ! Une réunion peut être efficace qu’elle dure dix minutes ou deux heures. Plus que la durée, ce qui importe vraiment, c’est la qualité de présence. Chacun doit se demander ce qu’il peut apporter en tant qu’individu. Même si elle a un rôle déterminant, la personne qui anime la réunion ne fait pas tout ! N’importe qui peut avoir une vraie influence, un impact énorme, en prenant la parole. D’où l’importance de se questionner en amont sur son rôle. Demandez-vous : « Pourquoi suis-je là ? ». Poser une ou des question(s), au lieu d’avoir un ordre du jour à la forme affirmative, permet également d’inclure tout le monde, de rendre tous les participants opérationnels et de les faire réfléchir activement.

Qu’est-ce qu’une bonne écoute ?

LLD. C’est une écoute généreuse et constructive qui permet d’accueillir l’autre. Se sentir écouté nourrit et permet d’aller au bout de ses idées. L’écueil serait de ne penser qu’à ce que l’on va répondre. En faisant cela, on n’est pas attentif. Pour éviter les interruptions ou les monologues, il peut être intéressant d’avoir un bâton de parole pour cadrer les échanges.

Vous expliquez dans votre livre que le début et la fin de la réunion sont particulièrement importants. Comment les rendre efficaces ?

LLD. Oui, ce sont des moments clés. Or, ils sont souvent négligés. Vous pouvez instaurer un tour de table qui change de l’ordinaire. Au lieu de demander à chacun de se présenter basiquement, on peut, par exemple, faire une météo personnelle. Chacun résume son humeur en un mot. Cela permet d’être ensuite plus détendu. Autre possibilité : démarrer la réunion de travail en demandant à chacun de dire quelque chose de positif sur le projet en cours. Cela permet de se mettre dans un état d’esprit positif. En France, on a tendance, contrairement aux pays anglo-saxons, à se focaliser sur ce qui ne va pas. Or, pour motiver les membres de son équipe, on devrait toujours leur dire trois choses positives pour une chose négative, pas l’inverse ! La reconnaissance est un élément clé, cela rassure et donne envie d’avancer. En fin de réunion, on peut prévoir un temps de clôture en demandant à chacun comment il se sent, où il en est.

Inviter les participants à bouger peut aussi être une bonne idée ?

LLD. Oui, le corps est très important. Et bousculer les codes fait du bien. Au début de la réunion, on peut ainsi préciser aux participants qu’ils peuvent se lever à leur guise, marcher, s’étirer. En milieu de réunion, on peut aussi leur proposer un peu d’éveil corporel ou un temps de détente, par exemple, en se concentrant sur leur respiration, en étant bien assis, les pieds bien ancrés au sol. Ce petit exercice permet d’établir des connections, de se concentrer sur ses ressentis, de développer sa créativité. Si on est à l’aise, on peut carrément mettre de la musique et demander à tout le monde de danser ! Cela surprend, mais cela fait un bien fou de se déchaîner ! Il m’est arrivé de voir des personnes en tailleur ou costume-cravate se déhancher, c’est libérateur. Il faut simplement que cela soit fait avec de bonnes intentions, pas dans l’optique de se moquer, bien sûr. Pensez enfin à bien aménager la salle : pourquoi ne pas prévoir des poufs ? Faites des tests, allez-y par petites touches et surtout soyez vous-mêmes. Vous verrez, on peut parler de choses très sérieuses en ne se prenant pas au sérieux !

Plus d’infos sur le site dédié au Guide pratique de l’intelligence collective.

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(1) Le Souffle d’Or.

(2) Mars 2016.

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