Flex-office : “Sans bureaux fixes” désespérés ou collaborateurs libérés ?

Aviva

Après une enquête sur les piliers de l’expérience de travail, JLL, spécialiste en immobilier d’entreprise, explore, dans une nouvelle étude, le flex-office (1). Que faut-il penser de ce nouvel aménagement des espaces de travail ? Tendance de fond ou feu de paille ? Et, concrètement, est-ce que ça marche ? Découvrez une synthèse de cette passionnante recherche menée auprès de 14 entreprises, ainsi que notre interview de son auteure, Flore Pradère

Le flex-office, c’est quoi exactement ?
– Un environnement de travail «activity based», organisé en fonction des activités de la journée ;
– La mutualisation des postes de travail, se traduisant par un plus petit nombre de postes que de collaborateurs
– Le déploiement d’un grand choix d’espaces collectifs et alternatifs : espaces de concentration, de brainstorming, de convivialité…
– De nouveaux principes de fonctionnement : pas de place attitrée, clean-desk (je libère mon poste quand je m’absente), logiques de territoire et de brassage.

Cette redistribution de l’espace à la faveur du collectif implique une évolution des mentalités, des pratiques et des outils.

Pourquoi le flex-office suscite-t-il aujourd’hui un intérêt croissant dans les entreprise ?
Derrière tout projet flex réside une imbrication d’enjeux organisationnels, autour de l’attraction et de la rétention des talents, de l’adoption de modes de travail plus transversaux et digitaux, et d’une refonte de l’espace au service de l’agilité et la performance. Avec, une constante : l’aventure flex est avant tout un projet d’entreprise, perçu comme un coup d’accélérateur, voire une rupture, face à l’héritage organisationnel – souvent trop figé, siloté, fossilisé. Le flex s’inscrit dans une volonté de repenser le rapport au travail et à l’employeur, au bénéfice de davantage de choix, de fluidité, de brassage, de convivialité… et, in fine, de fierté d’appartenance.

Quid de l’optimisation de l’espace ?
Notre étude montre qu’une entreprise sur deux ne réduit pas son empreinte au sol avec le flex. La moitié des entreprises interrogées a pris le parti de réinjecter les mètres carrés d’espaces individuels gagnés au profit des espaces collectifs ; l’autre moitié a réalisé une économie moyenne de 25% de ses surfaces. En moyenne, on compte trois fois plus d’espaces collaboratifs en flex-office. Ils ont aussi changé de nature, puisque les espaces de réunion classiques se sont enrichis de nouveaux lieux plus agiles, hybrides et informels, permettant des usages plus variés : alcôves, espaces projet, workafés, bibliothèques, agoras, espaces de brainstorming, etc.

Le passage en flex-office s’accompagne quasi systématiquement de télétravail…
Oui, tout à fait. Le home-office est vu comme un complément à la palette des possibilités offertes par l’entreprise passée en flex. Il bénéficie d’un accueil très favorable auprès des salariés, qui le pratiquent généralement 1 jour par semaine, jusqu’à 2 jours parfois. L’écueil reste que le télétravail est parfois perçu comme une mesure compensatoire.

77% des entreprises ont eu recours à un pilote avant de passer en flex. A quoi sert-il ?
Face à cet équilibre si délicat à trouver – entre rationalisation et investissement pour l’avenir, entre héritage culturel et refonte des modes de réalisation du travail, le recours aux pilotes pour tester et affiner le concept se généralise. Les entreprises sondées témoignent d’une forte volonté de rassurer leurs collaborateurs en leur proposant d’expérimenter le concept avant emploi. Une occasion pour elles de se rendre compte, à échelle réduite, des ajustements nécessaires pour optimiser le projet avant un déploiement plus large. On constate aussi un vrai phénomène de séduction à l’usage. Le moment de bascule ? L’expérimentation.

Votre étude montre enfin qu’il n’y a pas un modèle unique de flex-office, quelles sont les variantes observées ?
Dans l’ensemble, c’est la logique de territoire d’équipe ou d’univers métier qui prévaut – dictée par la volonté de récréer des ensembles pertinents en matière de collaboration et de transversalité, tout en demeurant à taille humaine. Certaines entreprises ont toutefois eu envie d’aller plus loin, en s’efforçant de répondre aux profils individuels. Chez AXA, les collaborateurs peuvent, au choix, s’installer en fonction de leurs activités (logique activity-based) ou retrouver leurs collègues autour de points d’ancrage bien identifiés. Chez PWC, les salariés ont la possibilité d’opter pour des espaces en libre-service ou au contraire des postes de travail ouverts à la réservation. Sur le plan de la distribution des espaces, les entreprises sondées ont adopté des approches variées. Certaines ont choisi une logique de gradation, du plus au moins ouvert, pour préserver la concentration. D’autres ont positionné leurs espaces collaboratifs au cœur de l’open-space, pour favoriser les réunions spontanées.

(1) Flex-office : “Sans bureaux fixes” désespérés ou collaborateurs libérés ?, Juin 2018. Etude menée auprès d’Aviva, La Société Générale, Axa, BNP Paribas, Cisco, Engie, L’Oréal, PWC, Renault, IBM, ABB, Marsh et Cisco.

Photos : Aviva, La société générale.

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Commentaires

    • Fabrice
    • 19 juin 2018
    Répondre

    Votre article est très bien.
    Quel dommage que votre page soit polluée par des animations visuelles dans les marges !
    Vous devriez pourvoir trouver le moyen de faire des publicités intelligentes : qu’on a envie de voir et pas besoin de cacher. C’est ce que j’ai du faire pour pouvoir vous lire.
    Merci de les supprimer.
    cordialement,

    1. Répondre

      Bonjour,
      Je vous remercie pour votre commentaire. Il n’y a pas de publicité sur notre site donc je suis surprise par votre commentaire. Pourriez-vous m’envoyer une capture d’écran de ce que vous voyez ? Merci : contact@myhappyjob.fr Cela nous permettra de réparer ce bug. Bonne journée. Cordialement, Fabienne Broucaret

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